feat: addition of quotation and sales invoice

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const getSettinUpSidebar = require('./sidebar/settingUp.js')
const getStockSidebar = require('./sidebar/stock.js')
const getWebsiteSidebar = require('./sidebar/website.js')
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title: 'dokos',
......@@ -43,7 +46,9 @@ module.exports = {
sidebar: {
'/dokos/setting-up/': getSettinUpSidebar('Setup', 'en'),
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'/fr/': {
......@@ -56,7 +61,9 @@ module.exports = {
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......
......@@ -15,6 +15,14 @@ module.exports = [
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......
......@@ -15,6 +15,10 @@ module.exports = [
{
text: 'Modules',
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......@@ -22,6 +26,10 @@ module.exports = [
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}
......
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if (lang === 'fr') {
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{
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'',
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]
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]
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{
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\ No newline at end of file
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''
]
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''
]
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]
}
\ No newline at end of file
module.exports = function getSidebar (name, lang) {
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''
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return [
{
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''
]
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]
}
\ No newline at end of file
module.exports = function getSidebar (name, lang) {
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{
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}
\ No newline at end of file
......@@ -11,10 +11,22 @@ It is distributed under the GLPv3 licence.
dokos's documentation is under construction and you can participate to its enhancement by clicking on the link at the bottom of each page.
To navigate within the documentation, you can use the search field in the navigation bar of make a search by tag in the "Tags" tab.
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## Quick links
### General
- [Setting-up dokos](/dokos/setting-up/)
### Modules
- [Accounting](/dokos/accounting/)
- [Selling](/dokos/selling/)
- [Stocks](/dokos/stocks/)
- [Website](/dokos/website/)
---
Some of the original is adapted from [ERPNext documentation](https://erpnext.com)
License: CC 4.0 BY-SA-NC
\ No newline at end of file
# Table of content
- [Invoice](/dokos/accounting/sales-invoice)
\ No newline at end of file
# Sales Invoice
A sales invoice is a bill that you send to your customers, against which the customer processes the payment.
A sales invoice is also an accounting transaction: On submission of a sales invoice, the system updates the receivable and books an income against a customer account.
### 1. How to create a Sales Invoice
1. Go to: **Accounts > Billing > Sales Invoice > New**.
2. Select the customer.
3. Set the Payment Due Date.
4. In the items table, select the items and set the quantities.
5. The prices will be fetched automatically.
6. The posting date and time will be set to current, you can edit after you tick the checkbox below Posting Time.
7. Optionally, you can make a credit note by clicking on the corresponding button.
8. Save and submit.
To fetch the details automatically in a Sales Invoice, click on the __Get Items from__.
The details can be fetched from a Sales Order, Delivery Note, or a Quotation.
### 2. Features
#### 2.1 Dates
__Posting Date__: The date on which the Sales Invoice will affect your books of accounts i.e. your General Ledger.
This will affect all your balances in that accounting period.
__Due Date__: The date on which the payment is due (if you have sold on credit).
If the due date is not passed, the invoice will have status "Unpaid".
After the due date, it will be considered as "Overdue".
#### 2.2 Automatically Fetching Item Batch Numbers
If you are selling an item from a batch, dokos will automatically fetch a batch number for you if "Update Stock" is checked.
The batch number will be fetched on a First Expiring First Out (FEFO) basis.
This is a variant of First In First Out (FIFO) that gives highest priority to the soonest to expire Items.
Note that if the first batch in the queue cannot satisfy the order on the invoice, the next batch in the queue that can satisfy the order will be selected.
If there is no batch that can satisfy the order, dokos will cancel its attempt to automatically fetch a suitable batch number.
#### 2.3 POS Invoices
In a scenario where you use the point of sales, the field __Is POS__ is automatically checked upon payment of the invoice.
Your **POS Profile** data are fetched into the sales invoice and the payment is registered directly into the sales invoice.
If the stock needs to be updated, the checkbox __Update Stock__ will be automatically checked.
#### 2.4 Billing Timesheet with Project
If you want to bill employees working on Projects on hourly basis, they can fill out Timesheets which consists their billing rate.
When you make a new Sales Invoice, select the Project for which the billing is to be made, and the corresponding Timesheet entries for that Project will be fetched.
Add the item you wish to invoice and report the billable amount in the corresponding item line.
#### 2.5 "Pro Forma" Invoice
If you want to give an Invoice to a Customer to make a payment before you deliver, i.e. you operate on a payment first basis, you should create a
Quotation or a Sales Order and title it as a “Pro-forma Invoice” using the Print Heading feature.
### 3. More
#### Accounting Impact
All Sales must be booked against an income account (+ VAT account if applicable) and a customer account
The income account is determined based on the selected item, it is therefore very important to setup your items by affecting them the right income account before making a transaction.
:::tip
You can also define the income account at the item group or company level if you use only one account of all your transactions.
:::
The other account is the customer account, which is defined in the customer master data or in the company master data if you use the same account for all your customers.
In dokos, you don't need to create an account for each customer. The system registers all transactions against auxiliary accounts corresponding to each customer.
You can also register your transaction by linking them to a cost center.
It has no accounting impact, but it allows you to generate a profit and loss statementn a balance sheet and to calculate the profitability of each of your lines of business.
#### Accounting entries (GL Entry) for a typical double entry “Sale”:
|**Debit**|**Credit:**|
|---------|-----------|
| - Customer (Grand total) | - Income (net total for each Item) <br>- Taxes|
> To see entries in your Sales Invoice after you “Submit”, click on “View Ledger”.
\ No newline at end of file
# Table of content
- [Quotation](/dokos/selling/quotation)
\ No newline at end of file
# Quotation
**A quotation is an estimated cost of the products/services you're selling to your future/present customer.**
To access the Quotation list, go to:
> Selling > Quotation
A Quotation contains details about:
* The recipient of the Quotation
* The Items and quantities you are offering.
* The rates at which they are offered.
* The taxes applicable.
* Other charges (like shipping, insurance) if applicable.
* The validity of contract.
* The time of delivery.
* Other conditions.
:::tip
Images look great on Quotations. Make sure your items have an image attached.
:::
## 1. Prerequisites
Before creating and using a Quotation, it is advised that you create the following first:
* [Customer](/dokos/selling/customer)
* [Lead](/dokos/selling/lead)
* [Item](/dokos/stock/item)
## 2. How to create a Quotation
1. Go to the Quotation list, click on New.
2. Select if the Quotation is to a Customer or a Lead from the 'Quotation To' field.
3. Enter the Customer/Lead name.
4. Enter a valid till date after which the quoted amount will be considered invalid.
5. Order type can be Sales, Maintenance, or Shopping Cart. Shopping Cart is for website shopping cart and is not intended to be created from here.
6. Add the Items and their quantities in the items table, the prices will be fetched automatically from Item Price. You can also fetch items from an Opportunity by clicking on `Get Items from > Opportunity`.
7. Add additional taxes and charges as applicable.
8. Save.
You can also create a Quotation from an Opportunity by clicking on the button `Create > Quotation`.
## 3. Features
### 3.1 Address and Contact
In this section there are four fields:
* **Customer Address:** This is the billing address of the customer.
* **Shipping Address:** Address where the items will be shipped to.
* **Contact Person:** If your customer is an organization, then you can add the person to contact in this field.
* **Territory:** Region where the customer belongs to. Default is All Territories.
### 3.2 Currency and Price List
You can set the currency in which the quotation/sales order is to be sent.
Item prices will be fetched from the price list selected in the Price list field.
The price list is automatically fetched first from the customer, then the customer group and finally the company if not set.
Ticking on Ignore Pricing Rule will ignore the Pricing Rules that may apply to this quotation.
### 3.3 The Items Table
This table can be expanded by clicking on the inverted triangle present rightmost of the table.
* On selecting an Item Code, the following fields will be fetched automatically: item name, description, any image if set, quantity default as 1, the rates. You can add discounts in the Discounts and Margin section.
* **Under Discount and Margin** you can add extra margin for profit or give a discount. Both can be set based on either amount or percentage. The final rate will be shown below in the Rate section. You can assign an Item Tax Template created specifically for an item.
* **Item weights** will be fetched if set in the Item master.
* In **Warehouse and Reference**, the warehouse will be fetched from the Item master, this is the warehouse where your stock is present.
* Under **Planning** you can see the Projected quantity and the actual quantity present. If you click on the 'Stock Balance' button, it'll take you to a doctype where you can generate a stock report for the item.
* **Shopping cart**, additional notes is for website transactions. Notes about the item will be fetched here when added via a shopping cart. For example: make food extra spicy
* **Page Break** Will create a page break just before this item when printing.
* You can insert rows below/above, duplicate, move, or delete rows in this table.
:::tip
You can also download the items table in CSV format and upload it to another transaction.
:::
The total quantity, rate, and net weight of all items will be shown below the item table.
### 3.4 Taxes and Charges
To add taxes to your Quotation, you can select a [Sales Taxes and Charges Template](/dokos/selling/tax-template) or add the taxes manually in the Sales Taxes and Charges table.
The total taxes and charges will be displayed below the table. Clicking on Tax Breakup will show all the components and amounts.
You can add a [Shipping Rule](/dokos/selling/shipping-rule) here for the items in the quotation.
### 3.5 Additional Discount
Other than offering discount per item, you can add a discount to the whole quotation in this section.
This discount could be based on the Grand Total i.e., post tax/charges or Net total i.e., pre tax/charges.
The additional discount can be applied as a percentage or an amount.
### 3.6 Payment Terms
Sometimes payment is not done all at once. Depending on the agreement, half of the payment may be made before shipment and the other half after receiving the goods/services. You can add a Payment Terms template or add the terms manually in this section.
### 3.7 Terms and Conditions
You can select a Terms and Conditions template and modify it based on the specifics of this transaction.
### 3.8 Print Settings
#### Letterhead
You can print your quotation/sales order on your company's letterhead.
'Group same items' will group the same items added multiple times in the items table. This can be seen when your print.
#### Print Headings
Quotations can also be titled as “Proforma Invoice” or “Proposal”.
You can do this by selecting a **Print Heading**.
To create new Print Headings go to:
> Settings > Printing > Print Heading.
### 3.9 More Information
* **Campaign:** A Sales campaign can be associated with the quotation. A set of quotations can be part of a sales campaign.
* **Source:** A Lead Source type can be linked if quoting to a lead, whether from a campaign, from a supplier, an exhibition etc,. Select Existing Customer if quoting to a customer.
* **Supplier Quotation:** A Supplier Quotation can be linked for comparing with your current quotation to a buyer. You can get an idea of profit/loss by comparing the two.
### 3.10 Submitting the Quotation
Quotation is a “submittable” transaction. When you click on save, a draft is saved, on submitting, it is submitted permanently. Since you send this Quotation to your Customer or Lead, you must freeze it so that changes are not made after you send the Quotation.
On submitting, you can create a Sales Order or an Auto Repetition from the Quotation using the Create button. In the Dashboard present on the top, you can go to the Sales Order linked with this Quotation.
In case it didn't work out, you can set the Quotation as lost by clicking on the 'Set as Lost button'.
\ No newline at end of file
# Stocks
Inventory management with hierarchical location tree, stock movements, serials and batches
# Table of content
- [Item booking](/dokos/stocks/item-booking/)
\ No newline at end of file
# Website
Create your e-commerce or corporate website and give access to customized portals to your customers and suppliers.
# Table of content
- [Web form](/dokos/website/web-form/)
\ No newline at end of file
......@@ -11,11 +11,18 @@ Il est distribué sous licence GPLv3.
La documentation de dokos est en cours de création et vous pouvez participer à son amélioration en cliquant sur le lien en bas de chaque page.
Pour naviguer dans la documentation, vous pouvez utiliser le champ de recherche dans la barre de navigation ou faire une recherche par tag dans l'onglet "Tags".
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## Liens rapides
### Général
- [Démarrer avec dokos](/fr/dokos/installation/)
### Modules
- [Comptabilité](/fr/dokos/comptabilite/)
- [Site web](/fr/dokos/site-web/)
- [Stocks](/fr/dokos/stocks/)
- [Vente](/dokos/vente/)
\ No newline at end of file
# Tables des matières
- [Facture](/fr/dokos/comptabilite/facture-vente)
\ No newline at end of file
# Facture de vente
Un facture de vente est un document que vous envoyez à vos clients en échange d'un paiement.
C'est également un transaction comptable: A la validation d'une facture, le système met à jour les comptes clients et enregistre un revenu.
### 1. Créer une facture de vente
1. Allez à: **Comptabilité > Comptes débiteurs > Facture de vente > Nouveau·elle**.
2. Sélectionnez un client.
3. Définissez une date d'échéance de paiement.
4. Dans la table d'articles, sélectionnez des articles et leurs quantités respectives.
5. Les prix sont récupérés automatiquement.
6. La date de comptabilisation est la date du jour, mais vous pouvez la modifier en cliquant sur le bouton juste en dessous.
7. Vous pouvez également faire un avoir en cliquant sur la case correspondante.
8. Enregistrez et validez.
Pour récupérer des détails depuis d'autres documents, cliquez sur __Obtenir les articles de__.
Les détails peuvent être récupérés depuis une commande client, un bon de livraison ou un devis.
### 2. Fonctionnalités
#### 2.1 Dates
__Date de comptabilisation__: La date à laquelle la facture sera comptabilisée dans votre grand livre.
Votre balance comptable sera impactée à cette date.
__Date d'échéance__: Date à laquelle le paiement est dû.
Si la date d'échéance n'est pas passée, la facture aura le statut "Impayé.
Après la date d'échéance, elle sera considérée comme "En retard".
#### 2.2 Récupération automatique des numéros de lots par article
Si vous vendez un article d'un lot, dokos va récupérer automatiquement un numéro de lot pour vous si "Mettre à jour le stock" est coché.
Le numéro de lot est récupéré sur une base FEFO (Premier expiré premier sorti).
Il s'agit d'une variante de FIFO (Premier entré premier sorti) qui donne la priorité aux articles les plus proches de leur date d'expiration.
Veuillez noter que le premier lot dans la file d'attente ne peut remplir les conditions de commande la facture, le système sélectionne le premier lot répondant à ces conditions dans la liste.
Si aucun lot ne peut répondre aux conditions de la commande, dokos annulera la récupération automatique de numéro de lot pour cette facture.
#### 2.4 Factures de point de vente
Dans un scénario d'utilisation du point de vente, la case __Est payé__ est cochée automatiquement lors du règlement de la facture.
Les données du __Profil de point de vente__ sont récupérées pour compléter la facture et le paiement est enregistré directement dans la facture.
Si le stock doit être mis à jour, la case __Mettre à jour le stock__ est cochée automatiquement.
#### 2.5 Facturer des feuilles de temps liées à un projet
Si vous voulez facturer les heures travaillées sur un projet par vos employés, ils doivent remplir des feuilles de temps contenant leur taux de facturation.
Lorsque vous faites une nouvelle facture, sélectionnez le projet que vous souhaitez facturer et le système récupérera automatiquement les feuilles de temps correspondantes.
Ajoutez l'article que vous souhaitez facturer et reportez le montant à facturer dans la ligne d'article correspondante.
#### 2.6 Facture "Pro Forma"
Si vous souhaitez envoyer une facture à client pour qu'il puisse effectuer un paiement avant la livraison, vous pouvez créer un devis ou une commande client et l'imprimer avec le titre "Facture Pro-forma" grâce au choix du __Titre d'impression__.
### 3. Aller plus loin
#### Impact comptable
Toutes les ventes doivent être comptabilisées en créditant un compte de produits (+ le compte de TVA le cas échéant) et en débitant un compte client.
Le compte de produits est déterminé en fonction de l'article sélectionné, il est donc primordial de bien configurer vos articles en leur affectant le bon compte de produits avant de faire votre transaction.
:::tip
Vous pouvez également définir le compte de produits au niveau d'un groupe d'article ou de la société si vous n'en utilisez qu'un seul pour toutes vos transactions.
:::
L'autre compte est le compte client, qui est défini dans la fiche du client ou dans la fiche de la société si vous utilisez le même pour tous vos clients.
Dans dokos, vous n'avez pas besoin de créer un compte pour chaque client, le système fonctionne grâce à l'enregistrement des transactions en face de comptes auxiliaires correspondant à chaque client.
Vous pouvez aussi enregistrer vos transactions en les liant à un centre de coût.
Cela n'a pas d'impact comptable, mais vous permet de générer un compte de résultat et un bilan pour chaque centre de coût et de calculer la profitabilité de plusieurs unités de vente.
#### Ecritures comptables (Ecritures de grand livre) pour une vente classique:
|**Débit**|**Crédit:**|
|---------|-----------|
| - Client (Total TTC) | - Compte de produits (Total HT pour chaque article) <br>- TVA|
> Pour voir les écritures comptables générées lors de la validation de votre facture, cliquez sur "Voir > Livre des comptes"
\ No newline at end of file
# Site web
# Table des matières
Créez votre site e-commerce ou de présentation et donnez accès à vos clients et fournisseurs à des portails personnalisés.
- [Réservation d'articles](/fr/dokos/stocks/reservation-articles/)
\ No newline at end of file
- [Formulaire web](/fr/dokos/site-web/formulaire-web/)
\ No newline at end of file
# Stocks
Gestion des inventaires avec hiérachies d'entrepôts, mouvements de stocks, numéros de séries et numéros de lots
# Table des matières
- [Réservation d'articles](/fr/dokos/stocks/reservation-articles/)
\ No newline at end of file
# Table des matières
- [Devis](/fr/dokos/vente/devis)
# Devis
**Un devis est un coût estimé des produits/services que vous souhaitez vendre à vos clients actuels/futurs.**
Pour accéder à la liste de devis, allez à:
> Vente > Devis
Un devis contient des détails sur:
* Le destinataire du devis.
* Les articles et quantités que vous proposez.
* Le prix auquel ils sont proposés.
* Les taxes applicables.
* Les autres frais (livraison, assurance) le cas échéant.
* La validité du contrat.
* Le moment de la livraison.
* Toutes autres conditions.
:::tip
Les images sont souvent appréciées sur un devis. Faites en sorte que vos articles aient une image associée.
:::
## 1. Pré-requis
Avant de créer un devis, il est recommandé de créer les éléments suivants:
* [Client](/fr/dokos/vente/client)
* [Prospect](/fr/dokos/vente/prospect)
* [Article](/fr/dokos/stock/article)
## 2. Créer un devis
1. Allez sur la liste des devis et cliquez sur "Nouveau".
2. Sélectionnez le tiers auquel le devis est envoyé (Client/Prospect) dans le champ "Type de tiers concerné".
3. Choisissez un prospect/client.
4. ENtrez une date de fin de validité pour ce devis.
5. Le type de commande peut être Ventes, Entretien ou Panier. Panier est spécifique aux ventes via le site web, vous devez donc choisir entre Ventes et Entretien: Ventes concerne principalement les commandes avec livraison, Entretien les commandes sans livraison associée.
6. Ajoutez les articles et leurs quantités dans le tableau d'article. Les prix seront récupérés automatiquement depuis le prix de l'article. Vous pouvez aussi récupérer des articles depuis une opportunité en cliquant sur `Obtenir les articles de > Opportunité`.
7. Ajourez les taxes et frais additionnels applicables.
8. Enregistrez.
Vous pouvez aussi créer un devis depuis une opportunité en cliquant sur le bouton `Créer > Devis`.
## 3. Fonctionnalités
### 3.1 Adresse et contact
Dans cette section vous trouverez quatre champs importants:
* **Adresse du client:** C'est l'adresse de facturation du client.
* **Adresse de livraison:** Adresse à laquelle les articles seront expédiés.
* **Personne de contact:** Si votre client est un organisation, vous pouvez ajouter la personne à contacter dans ce champ.
* **Territoire:** Région à laquelle le client appartient. Par défaut c'est "Tous les secteurs".
### 3.2 Devise et liste de prix
Vous pouvez définir la devise dans laquelle sera envoyée le devis.
Les prix des articles seront récupérés à partir de la liste de prix sélectionnée.
La liste de prix est récupérée automatiquement à partir des données de base du client, puis du groupe de client et enfin de la société si elle n'est pas défini avant.
En cochant "Ignorer les règles de tarification", le système n'appliquera aucune des règles de tarification qui auraient pu s'appliquer sur ce devis.
### 3.3 Le tableau d'articles
Ce tableau peut être ouvert en cliquant sur le triangle inversé au bout de chaque ligne du tableau.
* Lors de la sélection d'un code d'article, les champs suivants sont récupérés automatiquement: nom de l'article, description, une image si attachée, une quantité par défaut de 1 et le prix unitaire. Vous pouvez ajouter des remises et calculer une marge dans la section correspondante.
* Dans la **Section Remise et Marge** vous pouvez ajouter une marge additionnelle sur l'article ou faire une remise. Ces deux fonctionnalités fonctionnent en montant ou en pourcentage. Le prix unitaire final sera affiché dans la section du dessous. Vous pouvez attribuer un modèle de taxe d'article spécifique à chaque article.
* Le **Poids de l'article** est récupéré si défini dans les données de base de l'article.
* Dans **Entrepôt et Référénce**, l'entrepôt de stockage des articles est récupéré depuis les données de base de l'article.
* Dans **Planification** vous pouvez voir les quantités projetées et les quantités réelles de stock. Si vous cliquez sur le bouton 'Solde du stock', vous serez redirigés vers le rapport de solde du stock.
* Dans **Panier**, les notes additionnelles sont celles ajoutées par les clients dans leur panier.
* **Saut de page** créera un saut de page juste avant cet article dans le format d'impression.
* Vous pouvez insérer des lignes au-dessus/en-dessous, dupliquer, déplacer ou supprimer des lignes dans ce tableau.
:::tip
Vous pouvez télécharger vos articles au format CSV et les télécharger dans une autre transaction.
:::
La quantité totale, le prix unitaire et le poids net de tous les articles sont affichés sous le tableau des articles.
### 3.4 Taxes et frais
Pour ajouter des taxes à votre devis, vous devez sélectionner un [Modèle de frais et taxes de vente](/fr/dokos/vente/modele-taxes) ou ajouter des taxes manuellement dans le tableau des taxes et frais de vente.
Le total des taxes et frais est affiché sous le tableau. En cliquant sur __Répartition des taxes__ vous afficherez toutes les composantes de taxes et leurs montants.
Vous pouvez également ajouter une [Règle de livraison](/fr/dokos/selling/shipping-rule) pour les articles dans votre devis.
### 3.5 Remise additionnelle
En plus d'offrir des remises par article, vous pouvez ajouter une remise à la totalité du devis dans cette section.
Cette remise peut être basée sur le total TTC ou sur le total HT.
La remise additionnelle peut être définie en pourcentage ou en montant.
### 3.6 Termes de paiement
Parfois le paiement de la prestation n'est pas réalisé en une fois.
Par exemple, 30% peut être payé avant l'envoi de la marchandise et le solde à la réception.
Pour indiquer cela sur le devis, vous pouvez ajouter un modèle de termes de paiement ou ajouter des termes de paiement manuellement dans cette section.
### 3.7 Termes et conditions
Vous pouvez sélectionner un modèle de termes et conditions et le modifier en fonction des spécificités de la transaction.
### 3.8 Paramètres d'impression
#### En-tête
Vous pouvez imprimer vos devis/commandes client avec l'en-tête de votre société.
'Grouper les articles identiques' groupera les articles identiques ajoutés plusieurs fois dans le tableau d'articles sur le format d'impression.
#### Titre de l'impression
Les devis peuvent aussi être intitulés "Facture proforma" ou "Proposition" par exemple.
Vous pouvez sélectionner le "Titre de l'impression" correspondant avant l'impression.
Pour créer un nouveau __Titre d'impression__, allez dans:
> Paramètres > Impression > Titre d'impression
### 3.9 Informations additionnelles
* **Campagne:** Une campagne de vente peut être associée à un devis. Plusieurs devis peuvent être associés à une campagne de vente.
* **Source:** La source de prospection peut être liée si le devis est fait à un prospect provenant de différents canaux (Campagne, Exposition,... ) ou bien être __Clien existant__ si le devis est pour un client.
* **Devis fournisseur:** Un devis fournisseur peut être lié à un devis afin de comparer les prix et avoir une idée du bénéfice/perte potentiel.
### 3.10 Valider le devis
Le devis est une transaction à "valider". Lorsque vous cliquez sur enregistrer, un brouillon est enregistré, qui est validé définitivement lorsque vous le validez.
Puisque vous envoyez ce devis à votre client ou prospect, vous devez veillez à ce qu'aucun changement ne puisse lui être apporté après l'envoi du devis.
Après la validation, vous pouvez créer un bon de commande ou une répétition automatique depuis le devis en utilisant le bouton "Créer". Dans le tableau de bord, au sommet du document, vous pouvez retrouver la commande client liée avec ce devis.
Si votre devis n'abouti pas à une vente, vous pouvez le considérer comme perdu en cliquant sur le bouton "Définir comme perdu".
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